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チームの成果を最大にする方法は、コミュニケーションをデザインすることだ

こんな疑問はありませんか?

よわよわエンジニア
コミュニケーションを密に取れってよく言われるけど、本当なの?

実体験から得た、コミュニケーションのデザイン方法とチームビルディングについて具体例を交えながら、語っていきます。

これを学べば、チームで成果を出せる人材になることが出来るため、自分の市場価値が上がります。

市場価値が上がるという事は、年収も増えるでしょうし、夢のあるキャリアを歩める可能性が高くなります。

コミュニケーションは難しい!

仕事は年々難しくなる

時代の変化によって、仕事の内容は以下のように年々難しくなっています。

  • 年々、お客さんの要求レベルが高くなる
  • 会社からの残業時間の抑制方針で働く時間が減る

そのため、「短時間で、高い成果を上げる」必要性が増しています。

仕事をするにあたって、コミュニケーションを取ることが必須事項であることはこれからも変わらないです。

なぜなら、コミュニケーションを取ることで、メンバーが効果的に連携し、個人単位以上の成果が出せるからです。

従って、プロジェクトの成功のためにはチームのコミュニケーションを活性化させる必要があります。

コミュニケーションはチームの足かせになることもある

よわよわエンジニア
じゃあコミュニケーションを出来るだけ蜜にして、出来るだけコミュニケーションをしまくったら良いんだね!

という考えはちょっと、間違いだと私は思っていて、闇雲なコミュニケーションはチームの足かせになります。

私はSEとして働いていて、最近、開発者からリーダーになりました。

「リーダーは、メンバーと密にコミュニケーションを取り、チームの仕事を円滑に回して、プロジェクトを推進していく」ものだよなー!

当時の私は、リーダーとは、そんな立場であると考え、チームメンバーとのコミュニケーションはとても密に取っていました。

しかし、逐一状況を確認していたため、メンバーには負担となり、チームが停滞してしまいました。

そんな状況が続いていく中で、私の中にこんな疑問が浮かんできました。

コミュニケーションを密に取る中で、「コミュニケーションを密に取り過ぎることは、実は非効率な事なのでは?」

コミュニケーションを無計画に取ることで、チームが崩壊しかけたという結果から、適切なコミュニケーションを取らないと、「コミュニケーションはチームの足枷になる」と言う課題が浮き彫りとなった瞬間であったと思います。

コミュニケーションをデザインする

よわよわエンジニア
なぜコミュニケーションがチームの足枷となるの?

それは深いコミュニケーションを取るべき事柄と、そうでない事柄が明確に分かれていないからです。

報連相なら、「相談は深く、報告・連絡は出来るだけ定例化

コミュニケーションは意図的に深く取るものと、深く取らないものを分けて、行うことが重要です。

つまり、リーダーはコミュニケーションをデザインする必要があります。

ここでいう深くすべき事柄は「課題や問題についての解決策を話し合うこと」です。

具体的には、答えが決まっていない解くべき問題や課題です。

そうでないものは以下のようなものである。

  • 定例業務に関する細かい指示
  • 作業中の判断基準
  • 型の決まった議論(定例報告等)

出来るだけ型の決まった議論は減らして、解くべき問題を解決するための議論を率先して増やすべきです。

具体的には「相談は深く、報告・連絡は出来るだけ定例化する」というイメージです。

深いコミュニケーションを増やすために出来ること

実行のためには、出来るだけ深くないコミュニケーションを取る機会を減らすことが大切です。

そのために、プロジェクト内にルールを設けることが必要となります。

例えば、深くないコミュニケーションの頻度を減らすために、報告方法を明文化すると良いと思います。

それにより、的を得た報告を得られやすくなると思います。

私の経験の中で言うと、当初はバグが発見された際に、報告事項を細かく設定していませんでした。

相手が伝えたい事象を把握するまでに凄く時間がかかったり、勘違いしたり、なかなかスムーズに解決方法を模索する議論へと流れなかった。

そこで以下のようなルールを設けました。

  • 再現方法を画面ショットで残す
  • 「どこまでステータスが進んでいるか」、「誰がボールを持っているか」、「現新比較の結果」等、過去に質問を何度もしている点は最初から報告対象として追加

その結果、事象の把握がしやすくなり、皆の事象に関する理解力も増え、原因の追求や解決方法の模索に関する議論を深くすることが出来るようになりました。

時間を有効に使えることと、チーム全体で現状把握をしやすくなったことで、チームとして解ける問題が多くなりました。

「心理的安全性」が確保出来るように気をつける

以下は注意点です。

ルールを厳格化し過ぎて、「チームの雰囲気を過度に固くしないよう注意をすべきです。

メンバーが萎縮してしまうと本末転倒です。

リーダーは、「安心して自分の意見を発表出来る」というような雰囲気を作る必要があるのです。

そのためにはリーダーが率先して意見を述べてくれていることに感謝をして、もらった意見を活かせるように動くことが大切です。

  • このリーダーに言ってもどうせ無駄
  • 言い出しっぺになったら、自分がやらされる

上記のような感情をチームメンバーが持ってしまうと、チームから主体性が無くなり、チームの問題解決能力は下がっていきます。

「どうせ」、「無理」、「無駄」、「言わない方が良い」等の言葉を、チームメンバーがよく口に出すようになってきたら、自分のチームの舵取りは危険な方向に進んでいると自覚し、早急に手を打つようにしないと、不味いことになる。

普段から相手のことに興味を持ち、雑談を楽しむことも大切であると感じます。

終わりに

プロジェクトの成功のためにはコミュニケーション管理をする必要があり、リーダーは率先して仕組みづくりをして、強いチームを作る必要があります。

チームリーダーは大きな裁量も持ち、自分でチームやビジネスを作る機会も増える。

リーダーは、自分の経験と知識をフル活用して、皆がこのチームで働きたいと思えるような楽しいチームを作るべきであると思います。

そういうチームを作ることで、自分も周りの人も幸せに仕事が出来るようになるのだと思います。

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